Las sociedades deben formular sus cuentas anuales dentro de los tres primeros meses del ejercicio siguiente; los socios deben aprobarlas durante los seis primeros meses y, finalmente, deben depositarse en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación. Si la sociedad cierra su ejercicio social a 31 de diciembre, tiene hasta el 30 de julio para depositar sus cuentas.
Desde 2021, se han concretado las penalizaciones que puede imponer el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) por no depositar las cuentas en plazo:
- La sanción es de un mínimo de 1.200 euros y un máximo de 60.000 euros (dicho límite máximo se eleva hasta 300.000 euros por año de retraso en el caso de las empresas o grupos que facturen más de seis millones de euros).
- Dentro de dichos límites, la sanción se cuantifica en la suma del 0,5‰ del activo más el 0,5‰ de las ventas declaradas en el Impuesto sobre Sociedades. Si esta suma supera el 2% del capital social, es dicho porcentaje reducido en un 10%.
Si las cuentas anuales se presentan fuera de plazo, pero antes de la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impone en su grado mínimo y reducida en un 50%.
Si pasa un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan depositado las cuentas anuales, el Registro Mercantil queda cerrado . Es decir, transcurrido dicho plazo y hasta que no se depositen las cuentas, no es posible inscribir la mayoría de los acuerdos (cambio de domicilio, ampliación de capital…). Sólo pueden inscribirse algunos documentos: el cese del administrador, una revocación de poderes, la disolución de la sociedad, etc.
